Cómo Comparar Versiones de Documentos en Word con una Macro: Guía paso a paso

Como persona de oficina (mis amigos Godinez), es común trabajar con múltiples versiones de documentos importantes, como contratos, auditorías o reportes financieros. Revisar manualmente cada cambio puede ser tedioso y propenso a errores. ¿Sabías que puedes automatizar este proceso con una macro en Word? En este artículo, te explicaremos cómo crear y utilizar una macro en Word que compara versiones de documentos y destaca automáticamente las diferencias. ¡Ahorrarás tiempo y aumentarás tu precisión!

Paso a Paso para Crear la Macro

1. Abre el Editor de Macros en Word

Presiona Alt + F11 en Word para abrir el editor de Visual Basic.
Ve a Insertar > Módulo para agregar un módulo nuevo.

2. Copia el Código de la Macro

Pega el siguiente código en el módulo:

Sub CompararDocumentos()

Dim DocumentoOriginal As Document

Dim DocumentoRevisado As Document

Dim DocumentoResultado As Document

Dim RutaOriginal As String

Dim RutaRevisado As String

' Selecciona el documento original

RutaOriginal = SeleccionarArchivo("Selecciona el documento original")

If RutaOriginal = "" Then Exit Sub ' Si el usuario cancela, sale de la macro

' Selecciona el documento revisado

RutaRevisado = SeleccionarArchivo("Selecciona el documento revisado")

If RutaRevisado = "" Then Exit Sub ' Si el usuario cancela, sale de la macro

' Abre los documentos seleccionados

Set DocumentoOriginal = Documents.Open(RutaOriginal)

Set DocumentoRevisado = Documents.Open(RutaRevisado)

' Realiza la comparación y abre el resultado en un nuevo documento

Set DocumentoResultado = Application.CompareDocuments( _

OriginalDocument:=DocumentoOriginal, _

RevisedDocument:=DocumentoRevisado)

' Cierra los documentos originales

DocumentoOriginal.Close SaveChanges:=False

DocumentoRevisado.Close SaveChanges:=False

' Activa el documento con los resultados

DocumentoResultado.Activate

MsgBox "La comparación ha finalizado. El resultado se muestra en un nuevo documento.", vbInformation, "Comparación Completada"

End Sub

' Función para seleccionar un archivo

Function SeleccionarArchivo(Titulo As String) As String

Dim dlgArchivo As FileDialog

Dim RutaArchivo As String

Set dlgArchivo = Application.FileDialog(msoFileDialogFilePicker)

With dlgArchivo

.Title = Titulo

.Filters.Clear

.Filters.Add "Documentos de Word", "*.docx"

.AllowMultiSelect = False

If .Show = -1 Then ' Si el usuario selecciona un archivo

RutaArchivo = .SelectedItems(1)

Else ' Si el usuario cancela

RutaArchivo = ""

End If

End With

SeleccionarArchivo = RutaArchivo

End Function

3. Guarda y Ejecuta

Guarda el módulo presionando Ctrl + S.
Regresa a Word y presiona Alt + F8 para abrir la lista de macros.
Selecciona CompararDocumentos y haz clic en Ejecutar.

¿Qué Hace Esta Macro?

La macro compara dos versiones de un documento de Word y resalta las diferencias entre ellas. Cuando ejecutas la macro, se te pedirá que selecciones el documento original (documento 1) y el documento revisado (documento 2). Después de comparar los documentos, se generará un nuevo archivo con los resultados, que incluirán las modificaciones de forma clara y destacada. Esto es especialmente útil para gestionan varios borradores de contratos, informes o cualquier documento con cambios frecuentes.

Explicación para Desarrolladores de Macros

1. Función `CompararDocumentos`

Esta es la función principal que realiza el proceso de comparación de documentos. Vamos a desglosarla paso a paso:

Se declaran las variables necesarias para almacenar los documentos que se van a comparar, así como las rutas de los documentos.

' Selecciona el documento original

RutaOriginal = SeleccionarArchivo("Selecciona el documento original")

If RutaOriginal = "" Then Exit Sub ' Si el usuario cancela, sale de la macro

' Selecciona el documento revisado

RutaRevisado = SeleccionarArchivo("Selecciona el documento revisado")

If RutaRevisado = "" Then Exit Sub ' Si el usuario cancela, sale de la macro

Lógica:

Se utilizan las rutas seleccionadas para abrir los documentos originales y revisados a través de Documents.Open. Los documentos se cargan en las variables DocumentoOriginal y DocumentoRevisado para ser procesados.

Explicación Adicional

1. Documents.Open

Esta función se utiliza para abrir documentos en Word. Es fundamental cuando trabajamos con macros que manipulan varios archivos, como en este caso, donde se abren los documentos para compararlos.

2. Application.CompareDocuments

CompareDocuments es una función de Word que permite comparar dos documentos y generar un tercer documento con las diferencias. Específicamente, resalta las modificaciones, como cambios de texto, inserciones y eliminaciones.

3. FileDialog

FileDialog es un objeto que proporciona una interfaz gráfica para que los usuarios seleccionen archivos o carpetas de manera más amigable que escribir rutas manualmente. Este método es esencial cuando queremos hacer que nuestras macros sean más interactivas.

Consejos para Desarrolladores

Error Handling: Considera agregar manejo de errores en la macro para gestionar posibles problemas, como si un archivo no se puede abrir o si el usuario selecciona un archivo incorrecto.
Optimización: Si planeas utilizar esta macro de manera frecuente, podrías agregar más opciones, como permitir que los documentos de salida se guarden automáticamente en una carpeta específica, o agregar una opción para personalizar la forma en que se muestran las diferencias.

Ventajas de la Macro en WORD para comparar archivos

Ahorro de tiempo: Automatiza la comparación de documentos y reduce revisiones manuales.
Mayor precisión: Evita errores al detectar cambios importantes.
Profesionalismo: Presenta resultados claros y bien organizados a tus clientes o colegas.

Conclusión:

Esta macro es una herramienta poderosa que todo contador público debería tener en su arsenal. No solo simplifica tu trabajo, sino que también mejora la calidad de tus entregables. Si tienes dudas o necesitas más macros para optimizar tu flujo de trabajo, ¡déjame un comentario!

Te comparto también la liga del video para veas la ejecución de la macro

Macros en Excel

Macros en Word

Macros en Access

https://www.programacionparatodos.com/2021/02/macros-en-access-de-microsoft.html

Programación para todos